Mesmo com todos os novos gadgets e promessas tecnológicas, os e-mails ainda funcionam muito bem, obrigado. São ferramentas essenciais na rotina de muitos profissionais e não têm previsão de abandonar o barco tão cedo. Mas você sabe como organizar o trabalho com os add-ons do Gmail?
O verdadeiro potencial da sua caixa de entrada começa quando você passa a contar com novos recursos e funcionalidades apresentadas pela gigante da tecnologia. O objetivo? Fazer com que você dê um passo além com suas mensagens.
Existem algumas extensões oferecidas pelo Google que podem realmente transformar a sua maneira de organizar o trabalho enquanto utiliza o Gmail.
Vamos, a seguir, saber quais são as principais e explicar qual é a função de cada uma.
Prepare-se: você está prestes a saber como organizar o trabalho com mais inteligência, além de deixar processos muito mais simples e intuitivos.
São vários os add-ons disponíveis, cada qual com funcionalidades específicas. Abaixo, separamos os que mais podem colaborar para a otimização do seu dia a dia no escritório:
É bem provável que você já esteja familizarizado(a) com o Trello ou, pelo menos, tenha ouvido falar na ferramenta. O sistema é simples: um esquema visual organizado por quadros e cartões para que o usuário consiga ter uma visão geral sobre os projetos em andamento.
No entanto, quando utilizado em conjunto com o Gmail, um amplo leque de possibilidades se abre. Você pode, por exemplo, transformar e-mail recebidos em cartões e fazer todo o controle através da própria caixa de entrada.
O interessante é que essa união elimina a distração de termos que trocar de abas ou apps para saber quais tarefas fazem parte da programação da semana ou conferir prazos das próximas entregas.
Novamente sem precisar minimizar a janela do e-mail, ProsperWorks facilita o trabalho de CRM. Com o add-on do Gmail, é possível saber quando suas mensagens são lidas e por quem, e até mesmo efetuar vendas e fazer a nutrição de leads.
A extensão também elimina a necessidade de data entry, uma vez que automaticamente coleta os dados de seus contatos para tornar a comunicação mais rápida e unificada. Os fluxos de trabalho são automatizados e os relatórios podem ser customizados de acordo com as preferências do usuário.
O gerenciador de tarefas tem funções parecidas com as do Trello. Torna o direcionamento de responsabilidades mais intuitivo e agora, como add-on do Gmail, pode ter todas as ações realizadas a partir de sua caixa de entrada.
Isso significa que você consegue transformar mensagens em tarefas, estipular prazos, acrescentar observações e marcar pessoas, sem abandonar a interface do e-mail e com poucos cliques.
Como o nome já diz, é uma planilha inteligente. Funcionando em parceria com o Gmail, consegue emitir faturas, gerar envelopes, escrever cartas e outros documentos. A Smartsheet assume a parte operacional de um trabalho com dados, permitindo que o usuário tenha mais tempo para dedicar a tarefas criativas.
A ferramenta cria documentos personalizados através da coleta de listas, nomes e endereços, possibilitando a fusão dessas informações a um Google Doc customizado para gerar diversos arquivos em tempo real, sem problemas de controle de versão.
O app é destinado à gestão de projetos e segue a mesma ideia do Trello e do Asana, mas com alguns recursos adicionais relacionados à criação de relatórios automatizados. A integração aumenta a produtividade de colaboradores e otimiza o tempo de trabalho por permitir que várias ações sejam feitas diretamente do Gmail – tanto em navegação web quanto pelo Android.
As principais funcionalidades deste add-on incluem a criação de tarefas através de mensagens, o controle das mesmas (inclusive com visualização de imagens e formatações de texto), a colaboração direta por parte de todos os integrantes da equipe e a integração com outras ferramentas do Google, como Drive, Calendar e G Suite.
Estes são apenas alguns exemplos de complementos que podem melhorar – e muito – a organização do trabalho. São medidas simples e intuitivas capazes de oferecer diversos benefícios para todo o time de colaboradores de uma empresa em pouquíssimo tempo.
Qual delas você já utiliza e como a adoção de add-ons do Gmail facilitaram a execução de processos profissionais dentro do time? Compartilhe sua opinião e deixe sugestões nos comentários!